Quand nous avons repris l’église de Chartres avec Jérémie, nous avons découvert au grenier les archives des membres des vingt-cinq dernières années voir plus ! Il y avait des fiches, des listes, des adresses, des situations familiales, soigneusement rangées dans des cartons. Et pour l’ancien pasteur il n’était pas question de les jeter, c'était l'histoire de l'église.
Je comprends tellement cet attachement ! Derrière chaque fiche, il y a un visage, une famille, un moment de vie partagé. Mais ces cartons posent une vraie question, que beaucoup d'églises préfèrent laisser au grenier avec eux : qu'est-ce qu'on a le droit de garder, et comment prend-on soin des informations que les gens nous confient ?
Commençons par une bonne nouvelle
Le RGPD fait peur, et pourtant il tient compte de la réalité des églises. L’appartenance à une église est une donnée dite « sensible », puisqu’elle révèle une conviction religieuse, et le traitement de ces données est en principe interdit. Sauf que le règlement prévoit une exception pour les organismes à but non lucratif qui poursuivent une finalité religieuse (les églises pour faire plus simple…). Dans le cadre de ses activités, ton église peut tenir un fichier de ses membres, de ses anciens membres et des personnes régulières, sans avoir à leur demander leur consentement. Cette exception a deux contreparties : les informations ne doivent pas sortir de l’église sans l’accord des personnes concernées, et l’église doit protéger ces données. Elle ne te dispense pas non plus de tes autres obligations, à commencer par celle d’informer chacun de ce que tu fais de ses données.
Autre point qu'on oublie souvent : même si tu utilises un logiciel pour gérer ton fichier, c'est ton église qui reste responsable des données, pas l'éditeur du logiciel ! Le logiciel prend la responsabilité de l’hébergement et de la sécurité, l'église, elle, est responsable de ce qu'elle collecte, de qui y a accès et de combien de temps elle le garde.
Bref, le RGPD ne t'interdit pas grand-chose. Il te demande surtout de prendre soin de ce qu'on te confie, et c'est là que les petites habitudes du quotidien peuvent nous jouer des tours.
Garde dans le grenier, oui, mais pas tout
Le principe est simple : on garde les données personnelles tant qu'elles servent à quelque chose, puis on les supprime ou on les rend anonymes. Les coordonnées et la situation familiale d'une personne qui a quitté l'église il y a quinze ans ne servent plus à rien, et les garder « au cas où » ou par “mémoire de l’histoire” n'est pas compatible avec le RGPD.
Est-ce que ça veut dire qu'il faut tout jeter? Pas forcément, et c'est là que le pasteur n'avait pas complètement tort. Certains documents ont une vraie valeur historique pour l'église, comme les procès-verbaux d'assemblée générale ou les registres de baptêmes, et leur conservation peut se justifier. En revanche, les fiches individuelles avec adresses, téléphones et situations personnelles n'en font pas partie. La bonne démarche, c'est donc de trier : garder ce qui raconte l'histoire de l'église, détruire (de préférence au broyeur) ce qui raconte la vie privée des gens.
La liste qui voyage par mail
Deuxième scène, que tu reconnaîtras peut-être : avant le conseil d'administration, chacun télécharge la liste des membres et la renvoie par mail aux autres pour vérification. Résultat, au bout de trois réunions, la liste existe en douze exemplaires, dans douze boîtes mail, sur douze ordinateurs, et parfois sur un téléphone perdu dans un train.
L'intention est bonne, le conseil doit pouvoir vérifier qui est membre. Mais une donnée personnelle ne doit être accessible qu'aux personnes qui en ont réellement besoin, et chaque copie supplémentaire est une porte ouverte de plus. Mieux vaut un seul fichier, partagé avec des accès limités, ou une liste projetée et vérifiée ensemble pendant la réunion, sans que personne reparte avec.
La sortie et le groupe de messagerie
Troisième scène, et c'est celle qui me touche le plus car elle touche aux enfants. Il y a quelques années, lors d'une sortie, on avait créé un groupe de messagerie pour les animateurs, et tout le monde y a partagé les photos des enfants. C'était plein de bonne intention : garder un souvenir, rassurer, partager la joie de la journée, et, pourquoi pas, avoir le contenu pour faire un diapo après. Sauf que ces photos se sont retrouvées sur les téléphones de tous les participants, sur une réseau social (oui même Whatsapp), et que les parents ne le savaient pas.
Pour l'image d'un enfant, il faut l'accord de ses parents, et c'est encore plus vrai quand les photos circulent. Je ne vais pas faire un paragraphe sur l’actualité et ce qu’il est possible de faire maintenant avec une photo d’un enfant sur internet… La solution est simple : une autorisation de droit à l'image signée par les parents en début d'année, avec une seule case oui ou non qui couvre l'ensemble des supports de communication de l'église, et la liste de ces supports juste en dessous. Et pour les sorties, on peut désigner une seule personne chargée des photos, qui les trie avant de les partager.
Pour t'éviter de partir d'une page blanche, je te mets ici le modèle que je propose aux églises que j'accompagne : Télécharger l'autorisation de droit à l'image (PDF). Tu peux l'imprimer tel quel et le faire signer dès la rentrée.
Je te donne une petite astuce, car on a de plus en plus de parents qui refuse le droit à l’image et il est parfois difficile de savoir quel enfant on peut photographier. Tu peux, à l’entrée de l’école du dimanche, mettre un collier ou un badge pour différencier les autorisations, bleu quand c’est ok, rouge quand le parent a refusé ! Et si vraiment tu veux être tranquille, tu peux simplement prendre uniquement des photos de dos quand il s’agit d’enfants, personnellement, c’est la règle que j’utilise avec les équipes depuis des années et ça évite bien des tracas !
Ta petite checklist RGPD
Si tu veux faire un premier point dans ton église, voici par où commencer :
Fais la liste de tous les fichiers qui contiennent des données personnelles (membres, enfants, bénévoles, donateurs), qu'ils soient dans un logiciel, sur un tableur ou dans un carton.
Pour chacun, note qui y a accès, et retire les accès des personnes qui ont quitté leur responsabilité.
Fixe une durée de conservation pour chaque fichier, et prévois chaque année un moment pour faire le tri.
Informe tes membres de ce que tu fais de leurs données, par une mention claire sur la fiche d'inscription.
Demande un consentement à part pour ce qui sort du strict fonctionnement de l'église : la newsletter, les photos, la publication sur les réseaux.
Fais signer une autorisation de droit à l'image pour chaque enfant accueilli.
Je ne suis pas juriste, et pour une situation particulière, la CNIL publie des guides très clairs à destination des associations. Mais dans la grande majorité des cas, ces six points règlent déjà l'essentiel.
Jésus disait que « celui qui est fidèle dans les moindres choses l'est aussi dans les grandes » (Luc 16.10). Un fichier bien tenu, ça peut sembler être une toute petite chose. Pour les familles qui nous confient leurs informations, leurs enfants et parfois leurs fragilités, c'est une vraie marque de respect.
Si tu cherches un outil pour sécuriser ton fichier, mon article Logiciel de gestion d'église : comment choisir sans se tromper peut t'aider. Et dans la Formation Assistant Pastoral, un avocat spécialisé intervient sur ces questions, pour que la personne qui t'assiste sache exactement comment protéger les données de ton église.
Que Dieu te bénisse,
Camille
