Ça se passe souvent autour d'un repas, à la sortie d'une conférence ou au détour d'un congrès. Un pasteur raconte que dans son église, ils sont passés sur tel logiciel et que « ça a tout changé ». On rentre chez soi convaincu, on crée un compte, et l'affaire est réglée.
Le bouche-à-oreille a du bon, ça c’est sûr, mais l'église de ton collègue n'est pas la tienne. Elle n'a pas la même taille, pas les mêmes bénévoles, pas les mêmes besoins, et ce qui a tout changé chez lui peut très bien tout compliquer chez toi !
Les deux erreurs que je vois le plus souvent
La première, c'est de croire qu'il n'existe qu'un ou deux outils. C'est vrai qu'il y en a peu qui soient vraiment pensés pour les églises francophones, mais il y en a plus qu'on ne le pense : Eliakim et Planning Center sont les plus connus, et d'autres outils français comme Ministeo, Ekklesi ou Church Manager existent aussi. Prendre le temps d'en comparer deux ou trois, ça me semble important.
La deuxième, c'est de voir trop grand pour « prévenir » la croissance. On se dit qu'en prenant l'outil le plus complet, on sera équipé pour les années à venir, et on se retrouve face à un gros monstre plein de modules dont on n'a pas l'usage. Il faut alors des mois pour former tout le monde, les bénévoles décrochent en route, et petit à petit, chacun retourne à ses groupes Whatsapp et à ses tableaux Excel. Honnêtement, il vaut beaucoup mieux former ses équipes sur un outil plus simple et évoluer ensuite, plutôt que d'attaquer un logiciel surdimensionné que personne n'ose ouvrir. Ce n’est que mon avis !
Avant de regarder les logiciels, regarde ton église
Le bon logiciel n'est pas le meilleur dans l'absolu, c'est celui qui répond à tes vrais besoins. Avant de comparer quoi que ce soit, prends le temps de répondre à ces questions, idéalement avec la personne qui va le gérer au quotidien :
Qu'est-ce qui vous fait perdre le plus de temps aujourd'hui : les plannings de bénévoles, le fichier des membres, les inscriptions aux événements, la communication avec les équipes ?
Qui va s'en servir chaque semaine, et à quel point ces personnes sont-elles à l'aise avec le numérique ?
Quel budget annuel l'église peut-elle y consacrer, et qui doit le valider ?
Où sont hébergées les données de tes membres, et l'outil te permet-il de respecter le RGPD ?
L'outil et son assistance sont-ils en français ?
Si un jour tu changes d'outil, pourras-tu récupérer tes données facilement ?
Tu verras qu'en répondant à la première question, la liste des logiciels possibles se réduit déjà beaucoup.
Les trois que je connais bien
Je forme des églises sur ces trois logiciels, alors je préfère te le dire franchement : je n'ai aucun intérêt à ce que tu choisisses l'un plutôt que l'autre, mon seul souhait est que tu prennes celui que ton équipe utilisera vraiment.
Eliakim se présente comme la première application de gestion de vie d'Église pensée pour la francophonie. Elle couvre l'essentiel (membres, plannings des bénévoles, événements, listes de chants pour les musiciens, communication) et permet de démarrer avec un compte gratuit avant de passer sur une offre payante, elle est d’un budget abordable pour ce qu’elle propose je trouve.
Planning Center est un outil américain très complet, construit en modules : une partie pour les membres, une pour les cultes et les équipes, une pour les groupes, une pour les inscriptions, et ainsi de suite. La gestion des membres est entièrement gratuite, les autres modules ont une version gratuite limitée puis se paient séparément. C'est un outil puissant, mais il a été pensé d'abord pour les églises américaines, et son module de dons n'est pas accessible aux églises françaises.
Church Manager est le plus récent des trois. Son utilisation est très bien pensée, l'interface est belle et propre, et son suivi de budget est excellent. Pour moi, c'est un très bon complément à un autre logiciel pour les églises qui peuvent se le permettre, ou un très bon choix principal pour celles qui organisent leurs plannings autrement. Comme il est encore jeune, j'attends de voir s'il va continuer à développer des outils annexes ou se concentrer sur ce dont les églises ont besoin au quotidien, et c'est un point à garder en tête si tu choisis de t'y engager.
Quel que soit ton choix, vérifie les tarifs à jour sur le site de l'éditeur avant de présenter le projet à ton conseil, ils évoluent régulièrement.
Teste avant de signer
Une fois que tu as gardé deux ou trois candidats : mets-les à l'épreuve ! Choisis trois ou quatre personnes qui vont réellement s'en servir, dont au moins une qui n'est pas très à l'aise avec l'informatique, et demande-leur de faire la même chose sur chaque outil : inscrire un nouveau membre, préparer le planning d'un dimanche, envoyer un message à une équipe.
Un petit conseil au passage : fais ces essais avec des profils fictifs plutôt qu'avec les vraies données de tes membres. C'est plus prudent pour leur vie privée, et ça évite d'avoir des fiches éparpillées dans trois logiciels différents à la fin des tests.
Commence petit, et grandis avec ton outil
Une fois ton logiciel choisi, résiste à la tentation de tout lancer en même temps. Commence par un seul usage, celui qui vous soulagera le plus vite (souvent le planning des bénévoles), forme les équipes concernées, laisse passer quelques semaines, et ajoute le reste quand le premier usage est devenu naturel.
Un outil que tout le monde utilise à moitié vaudra toujours mieux qu'un outil complet que deux personnes ouvrent en soupirant.
Si tu veux un premier repère, j'ai créé un petit test Quel logiciel pour mon église ? qui t'oriente selon la taille et les besoins de ton église. Et si tu as besoin d'aide pour former ton équipe une fois l'outil choisi, je propose des formations, adaptées à ce dont vous avez vraiment besoin.
Que Dieu te bénisse,
Camille
