Je me souviens d'une secrétaire qui arrivait toujours à l'assemblée générale ultra stressée, comme si elle allait passer un examen. Et franchement, je la comprends : entre les convocations, les pouvoirs, le quorum et les votes, l'AG a une sacrée réputation d'épreuve, pour ceux qui la préparent comme pour le pasteur qui, bien souvent, la préside.
C'est dommage, parce qu'elle n'est pas compliquée. Elle demande surtout de la préparation, et quand elle est bien préparée, elle peut même devenir un beau moment dans la vie de l'église. D'autant que dans beaucoup d'églises, il n'y en a pas une mais deux à préparer !
Ce que la loi demande vraiment
Beaucoup d'églises fonctionnent avec deux associations : une association cultuelle (loi de 1905), qui porte le culte, et une association culturelle (loi de 1901), qui porte les activités sociales, culturelles ou événementielles. Les deux n'ont pas tout à fait les mêmes obligations.
Pour l'association cultuelle, l'assemblée générale n'est pas facultative : elle doit se tenir au moins une fois par an, notamment pour approuver la gestion financière et l'administration des biens. Depuis 2021, ses statuts doivent aussi prévoir un organe qui décide de l'adhésion des nouveaux membres, des modifications des statuts, de la vente d'un bien immobilier et, le cas échéant, du recrutement d'un ministre du culte. Dans beaucoup d'églises, c'est l'assemblée générale qui joue ce rôle.
Pour l'association culturelle, la loi de 1901 n'impose pas d'assemblée annuelle. Mais en pratique, presque tous les statuts en prévoient une pour approuver les comptes, et c'est de toute façon une bonne habitude de transparence.
Dans les deux cas, ce n'est pas la loi qui fixe les règles de fonctionnement, mais les statuts. Le délai de convocation, le quorum, la possibilité de donner un pouvoir, le nombre de pouvoirs par personne, le mode de vote, les majorités, tout cela dépend d'eux. Alors avant toute chose, relis les statuts de chaque association, et garde-les sous la main jusqu'au jour J. Je te conseilles aussi, si tu le peux, de les harmoniser pour éviter de t’y perdre. Je connais une église où d’un côté on a le droit de détenir 2 pouvoirs par personne alors que dans les autres statuts c’est 3, dans l’une on peut avoir 8 membres au bureau, dans l’autre c’est 6, ce n’est vraiment pas idéal pour s’y retrouver !
Cultuelle et culturelle : deux AG, pas une
Quand une église a ses deux associations, il est tentant de tout regrouper en une seule réunion. On peut tout à fait organiser les deux le même jour, l'une après l'autre, ce qui arrange tout le monde. Mais ce sont bien deux assemblées distinctes, et il faut les traiter comme telles.
Concrètement, cela veut dire deux convocations, deux listes d'émargement, deux votes des comptes et deux procès-verbaux. Attention aussi aux membres : ce ne sont pas forcément les mêmes dans les deux associations, et une personne membre de la culturelle ne vote pas forcément à la cultuelle. Enfin, et c'est le point le plus important, les comptes ne se mélangent jamais : chaque association présente les siens, puisque les dons au culte et les activités culturelles ne relèvent pas du même cadre.
Un petit conseil pratique : marque clairement le passage d'une AG à l'autre (« Nous clôturons l'assemblée générale de l'association cultuelle et ouvrons celle de l'association culturelle »), et fais-le noter au procès-verbal. Ça paraît peut-être formel, mais c'est ce qui rendra tes deux AG incontestables.
Ton rétroplanning
Voici le calendrier que je te conseille. Adapte les délais à ce que prévoient tes statuts, mais garde l'ordre des étapes. Et si un secrétaire, un trésorier ou un assistant prépare l'AG avec toi, c'est exactement la feuille de route à lui confier.
Deux mois avant, relis les statuts, fixe la date avec ton bureau et réserve la salle si besoin.
Six semaines avant, vérifie avec ton trésorier que les comptes de l'année sont clos et prêts à être présentés (penses au passage du CAC si tes entrées l’obligent)
Dans le délai prévu par les statuts (souvent deux à quatre semaines avant), envoie la convocation avec l'ordre du jour, le formulaire de pouvoir et les documents utiles.
Une semaine avant, fais le point sur les pouvoirs reçus et sur les personnes qui ont prévenu de leur absence, pour estimer si le quorum sera atteint.
La veille, prépare la liste d'émargement, les bulletins si le vote est à bulletin secret, et imprime les documents.
Le jour J, fais signer la liste d'émargement à l'entrée, désigne un secrétaire de séance et deux scrutateurs.
Dans les quinze jours qui suivent, fais rédiger le ou les procès-verbaux, signe-les et range-les avec les précédents. Et si l'une des AG a modifié les statuts ou changé les responsables, pense à le déclarer en préfecture dans les trois mois.
Le quorum se prépare avant, pas le jour même
J'ai vu une église où le quorum n'était pas atteint le jour de l'AG, et où il a fallu appeler des gens en vitesse pour récupérer des pouvoirs. C'est stressant pour tout le monde, et ça peut même fragiliser les décisions : un pouvoir doit respecter les règles prévues par les statuts (sa forme, le nombre maximum par personne), et un pouvoir récupéré à la va-vite au téléphone risque de ne pas les respecter.
La solution est simple : joins le formulaire de pouvoir à la convocation, rappelle aux membres qui ne pourront pas venir de le remplir, et fais le point une semaine avant. Si tu vois que le quorum ne sera pas atteint, tu as encore le temps de relancer. Et s'il ne l'est vraiment pas le jour J, pas de panique : la plupart des statuts prévoient une seconde convocation, parfois sans condition de quorum. Mieux vaut une AG reportée qu'une AG contestable…
Pour t'aider, je te mets ici le formulaire de pouvoir que je propose aux églises : Télécharger le formulaire de pouvoir (PDF). Si ton église a deux associations, prévois un pouvoir distinct pour chacune, en indiquant bien le nom de l'association concernée.
Des votes qui se comptent en cinq minutes
J'ai vu des personnes recompter pendant trois heures (vraiment !) parce qu'elles se perdaient dans les chiffres. Pour éviter ça, tout se joue en amont. Sur la liste d'émargement, indique pour chaque personne présente le nombre de voix dont elle dispose (la sienne et ses pouvoirs), et calcule le total des voix avant le premier vote.
Et surtout, si tu présides l'AG, ne compte pas toi-même : confie le comptage aux deux scrutateurs. Ce n'est pas une question de confiance. En tant que président, et pasteur de surcroît, tu as tout intérêt à te tenir à distance du décompte, pour que personne ne puisse jamais te soupçonner d'avoir pesé sur un résultat. Ne pas compter, c'est te protéger, et c'est aussi protéger la sérénité de toute l'église.
Une astuce qui fait gagner un temps fou lors d'un vote à main levée : demande d'abord qui vote contre, puis qui s'abstient. Il suffit ensuite de soustraire ces deux chiffres du total des voix pour obtenir les « pour », sans avoir à compter une forêt de mains levées.
Ceux qui posent des questions (et ceux qui votent non)
Je me rappelle des églises que j’ai faite étant petite, il y avait toujours une personne qui posait des questions et une qui disait non à tout. Tout le monde savait que c'était elle qui avait voté contre. Et il y a toujours, dans chaque AG, celui qui s'abstient par principe !
On peut en sourire, mais il y a là deux vraies leçons. D'abord, les questions font partie de l'AG : c'est le moment où les membres peuvent comprendre comment leur église est gérée, et une assemblée où personne ne pose jamais de question n'est pas forcément en meilleure santé. Prépare donc à l'avance, avec ton trésorier, les réponses aux questions qui risquent de revenir, sur les dépenses importantes ou les projets de l'année.
Ensuite, quand tout le monde sait qui a voté contre, ce n'est confortable ni pour la personne ni pour l'unité de l'église. Pour les votes sensibles, si tes statuts le permettent, le vote à bulletin secret protège chacun et apaise souvent les débats.
Et si l'AG devenait un beau moment ?
L'assemblée générale n'est pas qu'un passage difficile obligé. C'est l'occasion de raconter l'année écoulée, de montrer ce que les dons ont permis de faire, et de remercier tous ceux qui ont servi. Quelques photos, deux ou trois témoignages, un vrai merci aux équipes : la même réunion devient alors un temps de reconnaissance plutôt qu'un examen.
Et si, dans ton église, c'est ton secrétaire ou ton trésorier qui vit l'AG comme une épreuve, transmets-lui cet article.
Pour ne rien rater des autres échéances de l'année, lis aussi Reçus fiscaux, AG, déclaration des dons : le calendrier administratif d'une église sur un an. Et si tu veux confier la préparation des AG à quelqu'un de ton équipe, la Formation Assistant Pastoral lui donne les modèles de convocation, de mails, de pouvoir et de procès-verbal, prêts à adapter à ton église.
Que Dieu te bénisse,
Camille
