Programme de formation

1/ Les spécificités du monde de l’Église

• Introduction : Pourquoi l'église n'est pas une entreprise ?

• Les différents types de structures (association 1901 -culturelle- et association 1905 -cultuelle)

• Le vocabulaire essentiel (ministère, équipier, ancien, diacre, conseil, etc.)

• Les cycles de vie d'une église (implantation, croissance, plateau, déclin)

• Les spécificités du "client" : un membre n'est pas un client

• Les décisions : processus spirituel vs. processus managérial

2/ La charge mentale pastorale

• Les statistiques clés du burn-out pastoral

• Portrait d'une semaine type de pasteur

• Les fardeaux invisibles (spirituels, émotionnels, relationnels, etc.)

• La famille pastorale : une pression spécifique

• Où l'assistant(e) peut faire la différence : les zones d'intervention

3/ Le rôle de soutien : définir sa place

• L'assistant(e) n'est pas : un co-pasteur, un conseiller spirituel, un décideur

• L'assistant(e) est : un amplificateur, un gardien du temps, un facilitateur

• Les 3 cercles de responsabilité (à faire / à valider / hors périmètre)

• Études de cas : 5 situations où l'on vous sollicite mal

• Comment communiquer son rôle à l'église

• La relation avec le conseil/les anciens

4/ Confidentialité & Éthique Professionnelle

• Le cadre légal : secret professionnel et devoir de réserve

• Les 4 niveaux de confidentialité (public, interne, restreint, confidentiel)

• Situations courantes à risque (repas en famille, conversations après culte, réseaux sociaux)

• L’éthique relationnelle : favoritisme, relations duales, conflits d'intérêts

• Gérer les demandes d'information de la part des membres

5/ Développer son intelligence relationnelle

• Le devoir d’excellence

• Les 4 styles de communication en église (directif, analytique, relationnel, expressif)

• Reconnaître et s'adapter aux différents profils

• Gérer les plaintes et les mécontents

• La critique constructive : quand et comment la donner ?

• Les alliances stratégiques (avec secrétaire, trésorier, responsables)

• La validation émotionnelle

1/ Gestion d’agenda et priorisation

• Pourquoi l'agenda du pasteur est différent (interruptions, urgences) ?

• La matrice d'Eisenhower adaptée au ministère

• Faire un planning par blocs (prédication, visites, admin, repos)

• Gérer les demandes de rendez-vous (protocole de validation)

• Les 3 types de temps : temps fixe, temps flexible, temps tampon

• Créer un "jour de repos protégé"

• Synchronisation multi-agendas

• Les automatisations qui sauvent du temps

2/ Tri et gestion des emails

• Les 5 catégories d'emails en église (urgent, info, demande, plainte, spam)

• Créer une architecture de dossiers/labels efficace

• La méthode des 5D : Supprimer, Déléguer, Faire, Reporter, Développer

• Filtres et règles automatiques Gmail

• Templates de réponses pour situations courantes

• Quand répondre au nom du pasteur vs. transférer

• Gérer les emails sensibles (plaintes, critiques, demandes inappropriées)

• La newsletter interne : planification et envoi

3/ Système de classement et d’archivage

• L'importance d'un bon classement

• Architecture Drive recommandée

• Comment bien nommer les fichiers (date, catégorie, version) ?

• Différence entre archives courantes et archives définitives

• Fréquence et protocole de sauvegarde “règle des 3-2-1” (ANSSI)

• Gestion des droits d'accès (qui voit quoi ?)

• Classement physique (documents papier, contrats, factures)

4/ Les protocoles essentiels

• Pourquoi protocoliser ? (continuité, formation, efficacité)

• Les 15 protocoles indispensables dans une église

• Comment rédiger un protocole efficace (structure, niveau de détail)

• Protocoles d'urgence (décès, accident, scandale, crise)

• Protocoles récurrents (absences, baptêmes, intervenants, locations)

• Faire adopter les protocoles par les équipes

• Révision et mise à jour annuelle

5/ Gestion de la base de données membres

• Cadre légal : RGPD et données sensibles en église

• Quelles données collecter (et lesquelles éviter)

• Structure d'une fiche membre complète

• Mise à jour régulière : méthodes et fréquence

• Segmentation utile (groupes, ministères, statuts)

• Exports et communications ciblées

• Sécurisation et sauvegardes

• Cas spécial : données des mineurs

6/ Gestion financière de base

• Les bases de la comptabilité associative

• Circuit d'une dépense (demande > validation > paiement > archivage)

• Suivi du budget : tableaux de bord simples

• Gestion des dons (reçus fiscaux, traçabilité)

• Relations avec le trésorier et l'expert-comptable

• Documents financiers obligatoires

• Préparation de l'AG

1/ Google workspace : le trio de base

Partie 1 : Google Drive

• Configuration initiale pour église

• Partage et gestion des droits (lecture/commentaire/édition)

• Versions et historique des modifications

• Raccourcis et organisation avancée

• Travail hors ligne

• Recherche avancée

Partie 2 : Google Agenda

• Créer et gérer plusieurs agendas

• Partage d'agendas (niveaux de visibilité)

• Invitations et gestion des participants

• Rappels et notifications intelligents

• Salles et ressources

• Intégration avec autres outils

Partie 3 : Google Docs/Sheets

• Collaboration en temps réel

• Commentaires et suggestions

• Templates réutilisables

• Modules complémentaires utiles

• Export et impression

2/ Logiciels d’église : Planning Center

Partie 1 : Introduction et Services

• Présentation de l'écosystème Planning Center

• Configuration d'un service type (célébration du dimanche)

• Création des positions (accueil, son, louange, etc.)

• Planification des équipiers

• Notifications et rappels automatiques

Partie 2 : Check-in et Groupes

• Gestion des groupes et petits groupes

• Communication ciblée par groupe

• Configuration du pointage des mineurs

• Suivi des présences

Partie 3 : People et Workflows

• Base de données centralisée

• Automatisations (workflows et listes)

• Rapports et statistiques

3/ Logiciels d’église : Eliakim

• Présentation d'Eliakim

• Configuration initiale

• Planification et Communication

• Suivi des membres

• Comparaison Planning Center vs Eliakim (quand choisir quoi)

4/ Canva pour église : des visuels pro

• Introduction à Canva (version pro gratuite)

• Les bases du design (composition, couleurs, typo)

• Créer une charte graphique simple pour l'église

• Création de templates réutilisables

• Visuels pour réseaux sociaux

• Utilisation de l’IA Canva

• Affiches et flyers d'événements

• Présentations et slides de célébration

5/ Communication : newsletter et bulletin

• Bulletin papier vs. digital : avantages et limites

• Structure type d'un bulletin efficace

• Introduction à Brevo

• Création d'une campagne email

• Segmentation des listes

• Analyse des statistiques (taux d'ouverture, clics)

• Automatisations (emails de bienvenue, séquences)

1/ La feuille de route : outil indispensable

• Pourquoi une feuille de route est essentielle

• Les sections indispensables

• Niveau de détail : culte hebdomadaire vs. événement exceptionnel

• De la conception à la diffusion

• Comment former l'équipe à son utilisation

• Retours d'expérience et ajustements

2/ Coordination d’équipes de bénévoles

• Le bénévolat dans l’église (motivations, freins, attentes)

• Onboarding des nouveaux bénévoles

• Le relationnel avec les bénévoles

• Gestion des plannings rotatifs

• Reconnaissance et fidélisation

• Gérer les bénévoles difficiles ou peu fiables

• Prévenir le burn-out des bénévoles

3/ Comptes-rendus de réunion efficaces

• Les 3 types de réunions (info, décision, brainstorm)

• Prise de notes : méthodes et outils (Méthode Cornell, Mind-mapping, IA)

• Utiliser l'IA (les bonnes et mauvaises utilisations)

• Structure d'un bon CR (qui, quoi, quand, décisions, actions)

• Diffusion et archivage

• Suivi des actions

4/ Les conflits et situations difficiles

• Les types de conflits en église (doctrinaux, relationnels, organisationnels)

• Votre rôle et votre position

• L'écoute active : documenter sans envenimer

• Quand et comment impliquer le pasteur/conseil

• Prendre soin de soi après un conflit

1/ Etude de cas réels

• Présentation de 8 cas réels anonymisés

• Votre position, votre rôle, vos devoirs et interdictions

• Résolution guidée de 4 cas

• 4 cas à résoudre en exercice (avec correction)

Cas abordés :

• Le pasteur est surchargé et refuse de déléguer

• Conflit entre deux responsables d'équipe

• Budget événement dépassé de 40%

• Plainte d'un membre sur les réseaux sociaux

• Événement majeur dans 3 semaines, rien n'est prêt

• Fuite de données personnelles

• Le pasteur est en burn-out (signes évidents)

• Transition pastorale imprévue

2/ FAQ : Réponses aux questions essentielles

• Questions organisationnelles

• Questions relationnelles

• Questions techniques

• Questions spirituelles/éthiques

Exemples de questions traitées :

• Comment gérer mon temps quotidien ?

• Que faire si le pasteur ne respecte pas les protocoles ?

• Quand utiliser l’IA et quand éviter ?

• Comment facturer mes services (si freelance) ?

• Puis-je refuser une tâche ?

• Comment gérer la jalousie d'autres membres ?

• Que faire si je découvre une irrégularité financière ?

• Comment équilibrer vie perso/pro dans ce rôle ?

3/ Construire son plan d’action

• Audit de l'existant (questionnaire guidé)

• Identification des 3 chantiers prioritaires

• Méthodologie de plan d'action (objectifs SMART)

• Communication du plan au pasteur/équipe

• Suivi et ajustements

4/ Prendre soin de soi et poser ses limites

• Le syndrome du "sauveur"

• Les signes de burn-out de l'assistant(e)

• Poser des limites : horaires, disponibilité, périmètre

• L'art de dire non (même au pasteur)

• Pratiques de ressourcement (spirituel, émotionnel, physique)

• Construire son réseau de soutien

• Quand envisager de partir ou stopper (signaux d'alerte)

5/ La communauté d’assistants

• Présentation de la communauté

• Les règles et opportunités

• Continuer à apprendre après la formation